Les communications électroniques pour les régimes de retraite à prestations déterminées
Mai – 2023
L’utilisation de la communication électronique s’est accrue dans le monde entier et dans de nombreux secteurs d’activité au cours de la dernière décennie. Encouragés par les défis que pose la communication traditionnelle sur papier dans notre nouvel environnement de travail à domicile, les administrateurs de régimes de retraite à prestations déterminées adoptent plus que jamais la communication électronique pour les participants actifs et retraités. Les organismes de réglementation ont reconnu cette tendance en modifiant la législation relative aux communications électroniques.
Depuis notre dernière mise à jour d’avril 2021 (Perspectives d’Eckler : Les communications électroniques pour les régimes de retraite à prestations déterminées), des changements sont intervenus dans la législation relative aux communications électroniques. Pour consulter un résumé de la législation en vigueur dans chacune des autorités gouvernementales, veuillez communiquer avec votre conseiller Eckler si vous avez des questions.
Résumé de la législation actuelle dans chacune des autorités gouvernementales (en vigueur à partir de novembre 2022)
Compétence
Les communications électronique sont-elles autorisées?
Legislation
Alberta
Oui
L’article 156.1 de l’Employment Pension Plans Regulation établit manifestement qu’il est possible de faire parvenir les relevés/avis/documents au participant par un moyen électronique conformément à ce que prévoit l’Alberta’s Electronic Transactions Act, comme il est communiqué dans le bulletin EPPA Update 20-04 [en anglais]. L’Alberta a de surcroît modifié la Wills and Succession Act afin d’autoriser la désignation d’un bénéficiaire de manière électronique en décembre 2020, comme il en est fait état dans le bulletin EPPA Update 20-07 [en anglais].
Colombie-Britannique
Oui, avec consentement
L’article 37 de la Pension Benefits Standards Act précise que l’information peut être communiquée par voie électronique, si le participant a consenti à accepter la communication électronique des renseignements prescrits.
Manitoba
Oui
L’article 3.30 du Règlement sur les prestations de pension précise que les renseignements destinés au participant peuvent être envoyés par courrier ordinaire, par courriel ou remis de toute autre manière approuvée par le surintendant.
Nouveau-Brunswick
Oui, avec consentement*
*D’autres orientations sont en attente
En décembre 2021, le Nouveau-Brunswick a modifié l’article 28.1 de la Loi sur les prestations de pension pour permettre aux administrateurs de régimes de communiquer certains renseignements sur les participants par voie électronique, à condition que le destinataire visé y consente.
Terre-Neuve-et-Labrador
Non
L’article 4.1 de la Pension Plans Designation of Beneficiaries Act permet aux particuliers de désigner par voie électronique les bénéficiaires de régimes offerts par l’employeur ou de régimes de retraite, de FERR, de REER ou de CELI.
Nouvelle-Écosse
Oui, avec consentement
L’article 44 de la Pension Benefits Act précise que l’information peut être transmise par voie électronique si le participant a consenti, conformément aux dispositions de l’Electronic Commerce Act.
Ontario
Oui, avec préavis et consentement présumé*
*D’autres orientations sont en attente
L’Ontario a modifié les articles 30.1 et 112 de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) en décembre 2019 par le truchement du projet de loi 132 afin de permettre aux administrateurs de régime d’envoyer certains documents aux participants par un moyen électronique, conformément à ce que prévoit la Loi de 2020 sur le commerce électronique (Ontario) sur la base du consentement tacite.
Un avis doit être envoyé au participant par la poste avant que les documents soient transmis par un moyen électronique, le participant étant réputé avoir consenti à accepter les documents par voie électronique à moins qu’il n’ait signifié son désaccord à l’administrateur du régime.
L’Ontario a par ailleurs modifié la Loi portant réforme du droit des successions (Ontario) afin d’autoriser la désignation d’un bénéficiaire électronique en mai 2020.
Québec
Oui
Les informations et les documents peuvent être envoyés par voie électronique sur la base des règles de communication efficace. Il est recommandé aux administrateurs de régime de se conformer aux lignes directrices mises de l’avant dans la Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des pensions de l’ACOR.
Saskatchewan
Oui
Il est possible de se conformer aux exigences relatives à la communication de l’information au participant que l’on retrouve dans The Pension Benefits Act, 1992 et dans son règlement en fournissant cette information sous forme électronique. Les administrateurs de régime doivent appliquer les lignes directrices recommandées énoncées dans la Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des pensions de l’ACOR et ils doivent veiller à ce qu’ils se conforment à la The Electronic Information and Documents Act, 2000 ainsi qu’aux autres lois pertinentes qui encadrent la communication électronique et les renseignements personnels.
L’ajout de l’article 75.2 à la Loi de 2022 modifiant la Loi de 1998 sur la Cour du Banc de la Reine permet la désignation, le changement ou la révocation de bénéficiaire par voie électronique conformément à la loi intitulée The Electronic Information and Documents Act, 2000.
Régimes de retraite privés assujettis à la réglementation fédérale
Oui, avec consentement
Le paragraphe 31.1 (1) de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension précise que l’information peut être fournie par voie électronique si le destinataire a donné son consentement et a désigné un système d’information pour la réception du document électronique.
Ce numéro de Perspectives a été préparé à des fins d’information générale seulement et ne constitue pas des conseils professionnels. Si vous avez besoin de conseils professionnels relativement à des aspects traités dans cette publication, veuillez communiquer avec un conseiller d’Eckler