Les communications électroniques pour les régimes de retraite à prestations déterminées

Par Geneviève Larouche et Jennifer Welch
Perspectives – Avril 2021

Toutes les opinions exprimées sont celles des auteurs et ne reflètent pas nécessairement la position officielle d’une agence, d’une organisation, d’un promoteur de régime ou d’une entreprise.

La COVID‐19 a profondément modifié tous les aspects de nos vies, qu’il s’agisse de nos vies personnelles ou de nos vies professionnelles. La COVID‑19 a accentué l’usage que nous faisons de la technologie et nous a offert la possibilité de modifier la façon dont nous communiquons. Même dans le monde à évolution lente des régimes de retraite à prestations déterminées (PD), les exigences propres au télétravail ont mis en lumière les difficultés que représentent les communications traditionnelles avec les employés, en version papier, et révélé les avantages que présentent les communications électroniques pour de nombreux administrateurs de régime PD. À titre d’exemple, en mars 2020, alors que l’impact économique de la pandémie commençait à se faire sentir, de nombreux administrateurs de régime ont tenté de contacter les participants actifs et retraités pour discuter de la sécurité financière de leur régime. Les administrateurs de régime PD qui disposaient déjà de processus de communications électroniques ont été en mesure de contacter leurs participants rapidement et facilement, tandis que ceux qui ne disposaient pas de tels moyens ont pris conscience des nombreuses difficultés que représentent les communications traditionnelles en version papier dans un contexte de télétravail.

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Les échanges de mars 2020 ne représentèrent cependant pas la dernière embûche. La saison de production des relevés personnalisés approchant à grands pas, les administrateurs de régime ont également éprouvé de la difficulté à coordonner l’impression et l’envoi par la poste. Prenant conscience de ces difficultés, plusieurs organismes de réglementation ont introduit des mesures d’allègement en prolongeant l’échéance normale de 180 jours de 60 jours à 6 mois. Bien que ces prolongations les aient aidés à s’acquitter de leurs obligations envers les participants en 2020, une solution à long terme demeure nécessaire. Bien que certains organismes de réglementation aient également modifié la réglementation concernant les communications électroniques, plusieurs administrateurs de régime PD n’ont pas encore adopté une telle pratique, que ce soit par manque de temps, par faute de consignes claires de la part des organismes de réglementation ou parce qu’ils étaient confrontés à des priorités plus pressantes.

Avec la nouvelle année en cours, les administrateurs de régime PD se voient offrir de nouveau la possibilité de se tourner vers les communications électroniques pour contacter leurs participants et de traiter de deux questions clés, soit communiquer de manière efficace avec eux tout en assurant la confidentialité et la protection des renseignements personnels, et confirmer le contenu qui peut être transmis par des moyens électroniques.

Le changement est désormais une réalité – et d’autres changements sont à prévoir

La technologie s’est améliorée dans le monde des régimes PD – de nombreux administrateurs de régime PD offrent à leurs participants une expérience en ligne sous forme de site Web où l’on retrouve des renseignements généraux sur le régime ainsi qu’un calculateur de retraite en ligne. Il est désormais courant pour les participants de pouvoir communiquer avec les administrateurs de régime par courriel.

Au cours des prochaines années, les sites Web de base décrits plus tôt se transformeront fort probablement en portails destinés aux participants, et ce, pour plusieurs raisons importantes :

  • Attentes des participants aux régimes pour que l’information soit accessible rapidement, facilement et en tout temps;
  • Pression accrue visant l’adoption de pratiques durables sur le plan environnemental;
  • Facilité et efficacité de la communication avec les participants aux régimes PD;
  • Centralisation de l’ensemble des renseignements du régime;
  • Économies découlant de l’élimination des dépenses liées à l’impression et des frais postaux.

Les portails destinés aux participants sont également des outils extrêmement puissants – ils peuvent être intégrés à d’autres aspects de la rémunération globale, offrant aux participants une expérience en ligne simplifiée leur donnant accès à l’information concernant l’ensemble des avantages sociaux auxquels ils ont droit.

Contacter les participants électroniquement tout en assurant la sécurité des données

Les administrateurs de régime PD sont tenus de s’acquitter de leurs obligations fiduciaires en communiquant avec les participants du régime, tout en protégeant leurs informations confidentielles. La façon évidente et peut-être la plus simple de contacter les participants du régime par voie électronique est le courriel. Cependant, assurer la sécurité des données en procédant par le biais du courriel pose des difficultés importantes. Pour les participants actifs, le fait de communiquer en utilisant une adresse courriel professionnelle élimine vraisemblablement ces difficultés du fait des protocoles de sécurité des données qui sont déjà intégrés à la plateforme technologique de l’administrateur du régime. Cependant, pour les participants retraités ou ayant droit à une rente différée qui ne disposent plus d’une adresse courriel professionnelle ou pour les organisations qui n’ont pas d’adresse courriel professionnelle, des difficultés subsistent :

  • Il est vraisemblable qu’un compte courriel personnel ne soit pas sécurisé (et qu’il soit plus facilement accessible par autrui);
  • Il est impossible de s’assurer que le participant vérifie régulièrement les courriels transmis à son compte personnel;
  • Il n’existe généralement pas de processus permettant de veiller à ce que les coordonnées des participants du régime soient à jour.

Gérer la transition aux communications électroniques

Bien que donner accès à des renseignements personnalisés sur la retraite en utilisant un portail Web sécurisé élimine certaines préoccupations sur la sécurité des données, les administrateurs de régime doivent réfléchir à tous les aspects de la transition menant aux communications électroniques. Quelle que soit l’approche retenue, il convient d’élaborer une stratégie éclairée en matière de gestion du changement qui tient compte de l’ensemble des groupes touchés, ainsi que de la meilleure façon de contacter les différents groupes de participants– faut-il, pour ce faire, communiquer par courrier postal au domicile, par courriel, via l’intranet du promoteur du régime, par des mises à jour régulières au travail, etc. (le choix peut varier tactiquement selon le groupe)?

Quelle que soit la méthode retenue, la communication initiale faisant état de la transition devrait inclure ce qui suit :

  • Un message clé cohérent présentant la transition de la communication traditionnelle en version papier à une communication électronique;
  • Les avantages que présente cette transition pour les participants du régime;
  • Des détails sur les types d’information que les participants retrouveront sur le site Web du portail;
  • Ce que doivent faire les participants (instructions par rapport à l’inscription), ce dont ils ont besoin pour s’inscrire (détails personnels spécifiques, y compris une adresse courriel) et les délais pour finaliser l’inscription;
  • Si la législation sur les régimes de retraite prévoit un consentement ou un consentement réputé, les renseignements exigés par la législation.

Créer une ressource pour la communication centralisée : le portail destiné aux participants

Il y a trois groupes principaux pour qui la communication est essentielle dans un régime de retraite à PD : les participants actifs, les participants ayant droit à une rente différée (les participants qui ont mis fin à leur emploi et qui ont différé le début de leur retraite) et les participants retraités. Un portail destiné aux participants peut contribuer à combler les besoins en matière de communication de chacun des groupes. Il s’agit d’un environnement en ligne, sécurisé, où peuvent être publiés des renseignements personnalisés et des renseignements spécifiques du régime, comme dans le cas :

  • Des relevés annuels pour les participants actifs;
  • Des relevés annuels ou bisannuels pour les participants retraités ou ayant droit à une rente différée (si requis);
  • Des avis de suspension des cotisations;
  • Des avis généraux ou de modification du régime;
  • Des livrets du régime;
  • Des guides ou des foires aux questions.

Un portail constitue également un moyen efficace de fournir aux participants les documents relatifs à l’inscription dont ils ont besoin pour adhérer au régime, de même que les relevés à la cessation d’emploi ou  à la retraite et les formulaires applicables lorsqu’ils mettent fin à leur participation au régime. Les portails peuvent également offrir un milieu sécurisé pour d’autres activités relatives au régime, comme dans le cas :

  • Des audits de participants retraités;
  • Des lettres destinées aux participants ayant droit à une rente différée qui approchent l’âge normal de la retraite;
  • D’un calculateur de retraite pour que les participants actifs et ayant droit à une rente différée puissent planifier leur retraite.

Quelle information peut être communiquée par voie électronique, en fonction des diverses lois en matière de régimes de retraite

L’Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a déjà exposé, en mai 2019, un cadre mis à jour à l’intention des administrateurs de régime dans leur Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite, à laquelle de nombreux organismes de réglementation se réfèrent spécifiquement lorsqu’il est question de communication électronique. Le tableau qui suit présente un résumé de la législation en vigueur  (en date de janvier 2021) pour chaque autorité gouvernementale.

Résumé de la législation actuelle dans chacune des autorités gouvernementales*
Les communications électroniques sont-elles autorisées? Notes
Colombie-Britannique

Oui

(consentement requis)

 L’article 37 de la Pension Benefits Standards Act précise que l’information peut être communiquée par voie électronique si le participant a consenti à accepter la communication électronique des renseignements prescrits.
Alberta

Oui

(législation modifiée en 2020)

 L’Alberta a modifié l’article 156.1 du Employment Pension Plans Regulation en juin 2020, par le décret Order in Council 190/2020 [en anglais] dans le but d’établir clairement qu’il est possible de faire parvenir les relevés/avis/documents au participant par un moyen électronique conformément à ce que prévoit l’Alberta’s Electronic Transactions Act, tel qu’il a été communiqué dans le bulletin EPPA Update 20‑04 [en anglais].

L’Alberta a de surcroît modifié la Wills and Succession Act afin d’autoriser la désignation d’un bénéficiaire de manière électronique en décembre 2020, comme il en est fait état dans le bulletin EPPA Update 20-07 [en anglais].
Saskatchewan

Oui

 Il est possible de se conformer aux exigences relatives à la communication de l’information au participant que l’on retrouve dans The Pension Benefits Act, 1992 et dans son règlement en fournissant cette information sous forme électronique.

Les administrateurs de régime doivent appliquer les lignes directrices recommandées énoncées dans la Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite de l’ACOR et doivent veiller à ce qu’ils se conforment à The Electronic Information and Documents Act, 2000 ainsi qu’aux autres lois pertinentes encadrant la communication électronique et les renseignements personnels.
Manitoba Oui L’article 3.30 du Règlement sur les prestations de pension précise que les renseignements destinés au participant peuvent être envoyés par courrier ordinaire, par courriel ou par toute autre manière approuvée par le surintendant.
Ontario Oui

(préavis et consentement réputé requis; législation modifiée en 2019 et 2020; autres consignes à venir)

 L’Ontario a modifié les articles 30.1 et 112 de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) en décembre 2019 par l’intermédiaire du projet de loi 132 afin de permettre aux administrateurs de régime de retraite d’envoyer certains documents aux participants par un moyen électronique, conformément à ce que prévoit la Loi de 2020 sur le commerce électronique (Ontario) sur la base du consentement réputé.

Un avis doit être envoyé au participant par la poste (un avis additionnel devant être envoyé aux participants prenant leur retraite) avant que les documents soient transmis par un moyen électronique, le participant étant réputé avoir consenti à accepter les documents par voie électronique à moins qu’il n’ait signifié son désaccord à l’administrateur du régime.

L’Ontario a par ailleurs modifié la Loi portant réforme du droit des successions (Ontario) afin d’autoriser la désignation d’un bénéficiaire électroniquement en mai 2020.
Québec Oui Les renseignements et les documents peuvent être envoyés par voie électronique. Les administrateurs de régime se conforment aux lignes directrices recommandées mises de l’avant dans la Ligne directrice no 2 – La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite de l’ACOR.
Nouveau-Brunswick Non
Nouvelle-Écosse Oui

(consentement requis)

 L’article 44 de la Pension Benefits Act précise que l’information peut être transmise par voie électronique si le participant a consenti, et que le moyen électronique retenu par l’administrateur de régime se conforme aux dispositions de l’Electronic Commerce Act.
Terre-Neuve-et-Labrador Non
Régimes de retraite privés fédéraux Oui

(consentement requis)

 Le paragraphe 31.1 (1) de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension précise que l’information peut être fournie par voie électronique si le destinataire a donné son consentement et a désigné un système d’information pour la réception du document électronique.

* À jour en date de janvier 2021.

Un appel à l’action

S’il se peut que la pandémie ait révélé certaines des difficultés propres aux communications traditionnelles en version papier, le déclin de ce type de communication avait déjà débuté il y a longtemps. Au sein de nombreuses autorités gouvernementales, les communications électroniques constituent déjà une façon acceptable de fournir de l’information aux participants aux régimes PD. Ce ne sont pas toutes les autorités gouvernementales qui acceptent actuellement les communications électroniques, et certaines consignes restent à formuler pour mettre convenablement en application les dispositions législatives relatives aux régimes de retraite de certaines autorités gouvernementales qui acceptent cette façon de procéder. Cependant, les administrateurs de régime qui souhaitent se préparer aux approbations réglementaires probables – tout en réduisant certains des frais et des efforts nécessaires dans le cas de la communication sous forme imprimée – peuvent entreprendre la transition du papier à un moyen électronique par une approche progressive qui prévoit  mettre en place un portail sous forme de site Web ou donner accès à un portail existant, en plus d’engager le processus de gestion du changement en guidant les participants vers un site sécurisé pour qu’ils puissent y trouver des renseignements généraux sur leur régime de retraite, des ressources de littératie financière et des outils de planification de la retraite.

Certaines autorités gouvernementales ont modifié leur législation en 2020, reconnaissant de plus en plus la communication électronique, et il est probable que cette tendance se poursuive à travers le pays. Les administrateurs de régime PD peuvent désormais établir leurs processus de communication électronique, permettant aux participants de recevoir les renseignements par rapport à leur régime de retraite de manière sécuritaire, durable et rapide.

Soutien offert aux administrateurs de régime pour la transition

Les administrateurs de régime PD peuvent contacter leurs consultants en régimes de retraite. Chez Eckler, nous aidons nos clients dans la mise en œuvre des portails en leur fournissant des recommandations stratégiques au cours de leur développement, de leur intégration avec les systèmes administratifs et de la communication sur la gestion du changement. Il vous suffit de consulter le site eckler.ca pour en apprendre plus.

Ce numéro d’Insights a été préparé à des fins d’information générale uniquement et ne constitue pas un conseil professionnel. Si vous avez besoin de conseils professionnels sur la base du contenu de cet avis, veuillez contacter un consultant Eckler.